Modello di organizzazione, gestione e controllo – D. Lgs. 8/6/2001 N. 231

PARTE GENERALE

Premessa

Il presente Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (d’ora innanzi anche Modello) è adottato ai sensi e per gli effetti di cui al D. Lgs. 8 giugno 2001 n. 231, recante “Disciplina delle responsabilità amministrative delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni, anche prive di personalità giuridica”, a norma dell’art. 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300, nonché delle successive integrazioni e modificazioni.

Tale responsabilità deriva dalla commissione, da parte di titolari e componenti di organi monocratici e collegiali, dei dipendenti, collaboratori e consulenti, nell’interesse od a vantaggio della Biblioteca Italiana per i Ciechi “Regina Margherita” (d’ora innanzi anche Biblioteca), di reati previsti dal D. Lgs. 231/2001 e successive integrazioni.

Destinatari

All’osservanza del Modello sono tenuti:

• tutti i membri degli Organi Istituzionali della Biblioteca;
• tutti gli esponenti e dipendenti della Biblioteca;
• coloro che, pur non appartenenti alla Biblioteca, operano su mandato o per conto della stessa e a coloro che agiscono nell’interesse della Biblioteca Italiana per i Ciechi “Regina Margherita” quali collaboratori e controparti a vario titolo nella misura in cui le stesse possano essere coinvolte nello svolgimento di attività nelle quali sia ipotizzabile la commissione di uno dei reati presupposto di cui al Decreto;
• quanti agiscono sotto la direzione o la vigilanza dei vertici della Biblioteca nell’ambito dei compiti e delle funzioni assegnate.

Il Modello, approvato dal Consiglio d’Amministrazione, viene diffuso a tutti gli interessati, d’intesa con l’Organismo di Vigilanza che in base al Regolamento Generale della Biblioteca è una funzione di competenza dell’Organo di Controllo (d’ora innanzi anche Organo); uguale diffusione viene data a modificazioni, aggiornamenti ed integrazioni.

Il Modello è pubblicato integralmente sul sito internet della Biblioteca nella sezione dedicata denominata “Amministrazione Trasparente”.

AREE DI RISCHIO

Rapporti con la Pubblica Amministrazione

Nell’ambito della Biblioteca, sono attività a rischio di reati contro la Pubblica Amministrazione quelle concernenti:

    La percezione di erogazioni a qualunque titolo e la formazione della relativa documentazione e rendicontazione;

     I rapporti con istituzioni pubbliche, con pubblici uffici e con incaricati di pubbliche funzioni o servizi.

Nell’ambito di tali processi i destinatari del Modello devono comportarsi uniformandosi, nel rispetto delle norme vigenti, a principi di lealtà, correttezza e trasparenza, nonché evitando ogni situazione di possibile conflitto di interessi. In caso di dubbio ci si dovrà rivolgere all’Organo di Vigilanza e Controllo, per gli opportuni indirizzi.

La documentazione e rendicontazione da esibire alla Pubblica Amministrazione dovrà essere controllata dal responsabile dell’articolazione amministrativa competente e, a richiesta, all’Organo di Vigilanza e Controllo, che ne attesterà la regolarità e conformità alle norme vigenti.

In particolare, è fatto divieto di:

    Promettere ed elargire a pubblici ufficiali ed incaricati di pubblica funzione o servizio, ovvero a persone da questi incaricati, denaro od altra utilità;

    Effettuare omaggi o regali che non siano di modico valore ed al di fuori di particolari condizioni che li giustifichino;

    Accettare da pubblici ufficiali od incaricati di pubblici servizi, o da terzi da loro incaricati, omaggi, regali, segnalazioni, richieste di favori.

È possibile accettare materiale (pubblicazioni, oggetti di rappresentanza e simili) che siano a tale scopo messi ritualmente a disposizione dell’Ente.

In ogni caso, per ciascun rapporto tenuto con la Pubblica Amministrazione dovrà essere redatto documento scritto, da acquisire agli atti d’ufficio e comunicare al responsabile dell’articolazione amministrativa competente e, a richiesta, all’Organo di Controllo.

Comportamenti affini alla previsione dei reati societari

La Biblioteca non ha natura giuridica di società e, pertanto, i destinatari del Modello non si trovano nella posizione di poter commettere i reati societari previsti dal D. Lgs. 231/2001 ed atti integrativi.

Tuttavia, i reati societari prevedono fattispecie inerenti a procedure che sono proprie anche della Biblioteca:

• redazione dei bilanci
• relazioni sulle attività alle autorità di vigilanza
• redazione degli inventari

A tale scopo soccorrono le norme del “Regolamento Generale” e “Regolamento Amministrativo-Contabile e Finanziario” pubblicato sul sito istituzionale della Biblioteca nell’apposita sezione “Amministrazione Trasparente”, sottosezione “I documenti amministrativi”.

Ai fini del presente Modello, il Regolamento è integrato con la previsione che gli atti emessi dall’organo monocratico debbono sempre essere controfirmati, per attestazione di regolarità ed assunzione di responsabilità dal Responsabile del Servizio Amministrazione.

Eventuali atti e procedure difformi vanno segnalate al competente Organo di Controllo.

Rapporti con i fornitori di servizi, gli utenti e gli Enti privati in genere

Pur non ravvisandosi particolari attività a rischio nei rapporti con i fornitori, gli utenti e gli Enti privati in genere, potrebbero manifestarsi situazioni specifiche nelle quali i comportamenti di quanti agiscono in nome e per conto della Biblioteca siano difformi dai principi di lealtà, correttezza e trasparenza a cui essa si ispira.

Al fine di prevenire situazioni a rischio e di garantire parità di trattamento a tutti gli utenti, ai fornitori ed alle istituzioni private in caso di richieste analoghe o comparabili, la Biblioteca ha emanato ed all’occorrenza emanerà idonei atti dispositivi e protocolli operativi.

Nello svolgimento dei compiti affidati, ogni dipendente e/o collaboratore ed ogni componente degli Organi istituzionali potrà e dovrà fare riferimento a tali protocolli ed atti che, quando e se violati, determineranno il ricorso al sistema sanzionatorio.

Reati colposi commessi in violazione delle norme sulla tutela della sicurezza sul lavoro e dell’ambiente

La Biblioteca ha implementato la disciplina legislativa di minimizzazione dei rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori, data dall’intreccio della disciplina prevenzionistica del D. Lgs. 81/2008 con quella della responsabilità degli Enti. Si allega a tal proposito il “Documento di prevenzione dei rischi”.

Per quanto riguarda, invece, la prevenzione degli illeciti ambientali, la Biblioteca si impegna nell’attività di valutazione dei rischi ambientali e nell’attività di monitoraggio dei fornitori. Si precisa inoltre che la Biblioteca, nell’esercizio della propria attività, non utilizza sostanze nocive e non produce emissione di gas pericolosi e tossici. L’unico processo ad impatto ambientale afferisce allo smaltimento dei rifiuti speciali (toner esausti, arredi e apparecchiature elettroniche dismesse, etc.), che la Biblioteca smaltisce fruendo del servizio specializzato messo a disposizione dalla ditta Eco-Eridania di San Giuliano Milanese (MI).

Sistema dei poteri

Il sistema dei poteri riguarda: poteri relativi al funzionamento delle strutture della Biblioteca, poteri attinenti alla rappresentanza dell’Ente, all’adozione dei provvedimenti a rilevanza interna ed esterna, esercitati direttamente o per delega.

Gli atti di delega devono definire esattamente competenze e limiti attribuiti ai delegati e, nel caso di procura notarile, le operazioni autorizzate con indicazione dei limiti d’importo e, ove si tratti di procure a carattere continuativo, i limiti temporali, che non possono eccedere la permanenza in carica dell’Organo che le ha rilasciate.

Il sistema dei poteri è puntualmente contenuto nello Statuto dell’Ente, pubblicato nell’apposita sottosezione “I documenti amministrativi” all’interno della sezione “Amministrazione Trasparente”.

Ai fini del presente Modello, tutti gli atti adottati da organi monocratici devono essere controfirmati per attestazione di regolarità e per assunzione di responsabilità dal Responsabile del Servizio Amministrazione.

ORGANO DI VIGILANZA E CONTROLLO

L’Organismo di Vigilanza in base all’articolo 9 del Regolamento Generale è una competenza dell’Organo di Controllo della Biblioteca ed è nominato dal Consiglio di Amministrazione attraverso un provvedimento con cui vengono anche conferiti i poteri necessari per esercitare i compiti previsti dal D. Lgs. 231/2001 al fine di vigilare sul funzionamento, sull’efficacia e sull’osservanza del Modello, di cui l’Organismo potrà proporre aggiornamenti, integrazioni e modifiche.

L’Organo di Controllo avrà composizione plurisoggettiva con due membri nominati dal Consiglio d’Amministrazione della Biblioteca ed uno nominato dal Ministero vigilante.

I componenti dell’Organo di Controllo vengono scelti tra individui dotati di requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità richiesti dalla normativa vigente.

Relativamente alla professionalità, in particolare, si avrà riguardo delle competenze specifiche in attività consulenziali e ispettive dei sistemi di controllo.

 I membri dell’Organo di Controllo nominati dal Consiglio di Amministrazione della Biblioteca restano in carica fino alla scadenza del mandato dello stesso , salvo revoca motivata. Il membro dell’Organo nominato dal Ministero vigilante rimane in carica fino alla scadenza del mandato indicata dal Ministero stesso nell’atto della nomina, fatte salve decisioni di competenza del Ministero comunicate alla Biblioteca. I componenti dell’Organo possono essere confermati dopo la scadenza.

Compiti dell’Organo di Vigilanza e Controllo

L’Organo di Controllo esercita, in piena autonomia ed indipendenza e con continuità di azione, i seguenti compiti:

    Vigilanza sull’applicazione del Modello, da effettuare mediante verifiche sui singoli atti dei processi a rischio, mediante riesame delle situazioni analizzate ed anche accertamento della conoscenza del Modello da parte del personale.

    Verifica dell’attitudine del Modello alla prevenzione dei reati di cui al D. Lgs. 231/2001, attraverso la mappatura delle aree a rischio.

    Raccolta, elaborazione e conservazione delle informazioni acquisite e ricevute relativamente all’applicazione del Modello.

    Accertamento, tramite indagini mirate, di violazioni delle prescrizioni del Modello su segnalazione di dirigenti, dipendenti, collaboratori ed anche terzi estranei.

    Consulenza ai destinatari del Modello in relazione alla interpretazione del Modello e dei provvedimenti collegati, anche relativamente alla effettuazione di singoli atti. Le richieste relative ed i conseguenti chiarimenti vanno effettuati per iscritto.

    Azioni di formazione del Personale in ordine alla conoscenza ed applicazione del Modello.

    Relazione al Presidente in ordine a ciascun evento significativo attinente all’efficacia e all’osservanza del Modello.

    Relazione annuale al Consiglio di Amministrazione sull’attività svolta, corredata da eventuali proposte di aggiornamento, integrazione e modifica del Modello.

Poteri dell’Organo di Vigilanza e Controllo

L’Organo di Vigilanza e Controllo, nello svolgimento delle funzioni attribuite può, anche attraverso singoli componenti:

    Accedere a qualunque atto di qualsiasi procedimento

    Procedere all’accertamento della regolarità dell’andamento di ogni articolazione amministrativa

    Promuovere verifiche tecniche per la valutazione, gestione e controllo del rischio (art. 30 D. Lgs. 81/2008 e successive modifiche e integrazioni)

Le articolazioni amministrative della Biblioteca sono tenuti ad adempiere ad ogni richiesta formulata dall’Organo di Vigilanza e Controllo.

Resta ferma, da parte dei componenti dell’Organo, il dovere di osservare le norme sulla tutela dei dati personali, cui peraltro possono liberamente accedere.

Di ogni azione in merito all’attuazione del presente Modello e all’emersione di eventuali criticità viene garantita traccia mediante relazione scritta.

Tutti gli atti dell’Organo sono protocollati in sezione riservata del protocollo, cui hanno accesso esclusivamente i componenti dell’Organo ed il Presidente.

IL SISTEMA SANZIONATORIO

Violazioni commesse dai dipendenti

I comportamenti dei dipendenti della Biblioteca in violazione del Modello costituiscono gravi illeciti disciplinari, soggetti alle sanzioni previste dal Codice disciplinare.

Per i relativi procedimenti disciplinari si applicano le norme contenute nello Statuto dei lavoratori e nel contratto collettivo, secondo la procedura prevista da tale normativa di rinvio.

Il procedimento è avviato su segnalazione anche dell’Organo di Vigilanza e Controllo, o su accertamento diretto.

In particolare:

si applica la sanzione disciplinare del biasimo inflitto verbalmente al dipendente che agisca per la prima volta in violazione delle disposizioni del presente Modello in materia di procedure interne e di obblighi informativi all’Organo di Vigilanza e Controllo;

    si applica la sanzione disciplinare del biasimo inflitto per iscritto al dipendente che violi più volte le disposizioni del Modello in materia di procedure interne e di obblighi informativi all’Organo di Vigilanza e Controllo;

    si applica la sanzione disciplinare della sospensione dalla retribuzione e dal servizio al dipendente che agisca in violazione delle disposizioni del Modello in tema di procedure interne e di obblighi di informazione all’Organo di Vigilanza e Controllo o che, in ogni caso, adotti un comportamento più volte non conforme alle prescrizioni del Modello, compiendo atti contrari all’interesse della Biblioteca;

    si applica, infine, la sanzione disciplinare del licenziamento nel caso in cui il dipendente violi le disposizioni del presente Modello in materia di procedure interne e obblighi di informazione all’Organo di Vigilanza e Controllo, compiendo atti diretti in modo non equivoco alla commissione di uno dei reati-presupposto elencati dal D. Lgs. 231/2001.

Violazioni commesse dai collaboratori

I comportamenti dei collaboratori che siano in contrasto con le norme del Modello ed in grado di comportare il rischio di commissione di un reato sanzionato dal D. Lgs 231/2001, potranno determinare la sospensione o la risoluzione del rapporto di collaborazione.

I rapporti di collaborazione dovranno essere sempre regolati da atto scritto in cui sarà inserita la clausola di sospensione o risoluzione del rapporto in caso di comportamenti tenuti in violazione del Modello. Sarà anche prevista clausola di risarcimento del danno derivante dall’applicazione in sede giudiziaria delle sanzioni previste nel D. Lgs. 231/2001.

Violazioni commesse dai dirigenti e dagli Organi statutari

I dirigenti della Biblioteca, nello svolgimento della propria attività professionale, hanno l’obbligo di rispettare e far rispettare ai propri sottoposti le disposizioni del presente Modello.

In caso di violazione del Modello da parte dei componenti degli Organi statutari della Biblioteca, l’assunzione di provvedimenti compete agli Organi che li hanno designati. Qualora la violazione sia posta in essere dai membri del Consiglio di Amministrazione, l’Organo competente all’assunzione dei provvedimenti è l’Unione Italiana Ciechi e Ipovedenti – Direzione Nazionale.

FORMAZIONE

Al fine di dare efficace attuazione al Modello, la Biblioteca intende assicurare una corretta divulgazione dei contenuti e dei principi dello stesso all’interno della propria organizzazione.

Questo obiettivo verrà perseguito attraverso la sensibilizzazione dei dipendenti, creando la consapevolezza di poter incorrere, nel caso di violazione delle prescrizioni del Modello, in un illecito passibile di sanzione.

L’attività di formazione è presieduta dall’Organismo di Vigilanza che ne determinerà le modalità attuative, avendo riguardo di differenziare le proposte formative a seconda delle aree di competenza dei soggetti coinvolti.

NORME ETICHE

Oltre quanto stabilito nelle precedenti parti la Biblioteca, i suoi organi, dirigenti, dipendenti e collaboratori devono uniformare il proprio operato ai seguenti principi e comportamenti etici.

Premessa

La Biblioteca Italiana per i Ciechi “Regina Margherita” organizzazione non lucrativa di utilità sociale (ONLUS), nell’espletamento della propria attività si ispira ai principi di democrazia contenuti nella Costituzione della Repubblica Italiana, ed opera, quale organismo apartitico ed aconfessionale, nel rispetto dei valori della persona, ripudiando ogni discriminazione basata sulle condizioni personali e sociali, sul credo religioso e politico, sul sesso, sulla razza e sulle lingue.

Principi generali

La Biblioteca persegue la realizzazione di un ambiente di lavoro che, nella osservanza totale della vigente normativa in tema di tutela della salute e sicurezza dei lavoratori, si ispiri alla lealtà, al rispetto, alla correttezza ed alla collaborazione per il pieno raggiungimento, tramite il coinvolgimento e la responsabilizzazione di tutti coloro che operano per e con la Biblioteca, dei fini istituzionali e degli obiettivi fissati dagli Organi preposti.

La Biblioteca si fa portatrice di tali principi anche nei rapporti con interlocutori pubblici e privati, poiché sulla loro osservanza si basano il regolare funzionamento, l’affidabilità e l’immagine della Biblioteca.

In particolare, la Biblioteca ha come principio imprescindibile il rispetto delle leggi e dei regolamenti e si impegna affinché ogni operazione e transazione sia correttamente registrata, autorizzata, verificabile e legittima.

Correttezza

Ogni destinatario del Modello ispira i propri comportamenti, nello svolgimento delle funzioni del proprio ruolo, non solo alla piena legittimità, formale e sostanziale, nonché ai richiamati principi di correttezza.

Non utilizza, perciò, a fini personali conoscenze, beni ed attrezzature di cui dispone in relazione alla funzione od incarico.

Neppure accetta, né effettua, per sé o per altri, segnalazioni, raccomandazioni o pressioni di alcun genere che possano recare pregiudizio alla Biblioteca o a terzi, e si astiene dal formulare o dall’accettare indebite offerte di vantaggi di alcun tipo.

Nel caso venga fatto oggetto di comportamenti contrari a tali principi, il destinatario ne riferisce al superiore o referente.

Conflitti di interesse

Ogni destinatario del Modello segnala al proprio superiore o referente i casi in cui i propri interessi personali, o di persone a lui legate, possano confliggere con gli interessi generali della Biblioteca e si conforma alle istruzioni che in proposito gli verranno comunicate.

Attività a contenuto commerciale od economico

Anche nella trattazione dei rapporti di affari, o a contenuto comunque economico, la Biblioteca si ispira ai principi di legalità, lealtà e correttezza.

A tal fine soccorrono anche le disposizioni contenute nel Regolamento Generale e nel Regolamento Amministrativo-Contabile e Finanziario, nonché gli atti dispositivi emanati nel tempo.

Riservatezza

Ciascun destinatario del Modello, oltre che ad un pieno e puntuale rispetto della vigente normativa in tema di tutela dei dati personali ai sensi del D. Lgs. 196/2003 e del GDPR n. 679/2016 è tenuto alla massima riservatezza relativamente a notizie ed informazioni di cui è venuto a conoscenza per ragioni della sua funzione, a meno che si tratti di notizie ed informazioni contenuti in atti resi pubblici.

La Biblioteca riconosce a chi vi abbia un concreto interesse l’accesso civico ai propri dati, nei modi e con i limiti di cui alla legge 241/1990, dal D. Lgs. 33/2013 e successive integrazioni e modificazioni.

L’accesso va richiesto al Responsabile della competente articolazione amministrativa attraverso le modalità pubblicate sul sito istituzionale della Biblioteca riportate nell’apposita sezione “Amministrazione Trasparente” sottosezione “Accesso Civico”.

Procedura per la segnalazione di illeciti – Biblioteca Italiana per i Ciechi “Regina Margherita” – ONLUS

Le segnalazioni sono gestite in conformità con la “Policy Whistleblowing” adottata dalla Biblioteca al fine di consentire di effettuare segnalazioni circa violazioni di cui il segnalante è venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e/o delle attività lavorative o professionali svolte.

In conformità a quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni possono avvenire secondo i canali di seguito riportati, che garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante nelle attività di gestione della segnalazione.

• Modalità delle segnalazioni – Forma scritta

La piattaforma è raggiungibile al seguente indirizzo:

wb.bibliotecaciechi.it

Non è consentito l’accesso alla piattaforma al personale non autorizzato.

• Modalità delle segnalazioni – Forma orale

mediante un sistema di messaggistica vocale, disponibile sulla piattaforma

oppure

mediante un incontro diretto, su richiesta del Segnalante tramite la piattaforma

La tutela della riservatezza del segnalante, delle persone segnalate o coinvolte e di altri soggetti

In caso di segnalazione interna, è compito del Responsabile della gestione della segnalazione garantire la riservatezza del segnalante sin dal momento della presa in carico della segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata. Il D. Lgs. 24/2023, nell’ottica di estendere quanto più possibile il sistema delle tutele, ha riconosciuto che la riservatezza vada garantita anche alle persone segnalate o comunque coinvolte e di altri soggetti diversi dal segnalante.

I canali di segnalazione garantiscono, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La Biblioteca garantisce la protezione del segnalante da qualsiasi forma di ritorsione e/o discriminazione.

La tutela contro gli atti di ritorsione è estesa a tutti i soggetti collegati in senso ampio all’organizzazione e/o alla persona del segnalante così come definiti dall’art. 3 del D. Lgs. 24/2023.

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