PROCEDURA PER LA SEGNALAZIONE DI ILLECITI

Introduzione

Il presente documento interviene a disciplinare la procedura per la segnalazione degli illeciti nell’ambito delle attività di prevenzione della corruzione previste dal Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione (“PTPC”) 2015 – 2017 adottato dalla Biblioteca Italiana per i Ciechi “Regina Margherita” ONLUS (di seguito anche “BIC”) in data 29 aprile 2015 con delibera n. 17, in particolare in relazione a quanto stabilito dal punto 14 “Tutela del dipendente che denuncia o riferisce condotte illecite”.
Com’è noto, la tutela del dipendente che segnala condotte illecite (fenomeno anche conosciuto come whistleblowing) è stata introdotta nel nostro ordinamento dalla legge n. 190 del 2012 che ha inserito l’art. 54-bis nel D.lgs. n. 165 del 2001.
Con la predisposizione di una procedura per il whistleblowing, la BIC ha come obiettivo quello di fornire ai dipendenti venuti a conoscenza di condotte illecite in ragione del rapporto di lavoro uno strumento per segnalare tali condotte che assicuri la riservatezza dell’identità di chi si espone in prima persona, senza timore di subire conseguenze pregiudizievoli.
In tale prospettiva, di seguito vengono fornite indicazioni operative per il segnalante circa oggetto, contenuto, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni, nonché circa le forme di tutela garantite dall’ordinamento.

1. Oggetto delle segnalazioni

Le condotte illecite oggetto delle segnalazioni comprendono:
– i reati così come individuati al punto 3 “Elenco ipotesi di reato” del PTPC e, in particolare:

Corruzione per l’esercizio della funzione (art. 318 c.p.);
Corruzione per un atto contrario ai doveri d’ufficio (art. 319 c.p.);
Corruzione di persona incaricata di un pubblico servizio (art. 320 c.p.);
Istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.);
Concussione (art. 317 c.p.);
Induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 319-quater c.p.);
Peculato (art. 314 c.p.);
Peculato mediante profitto dell’errore altrui (art. 316 c.p.);
Abuso d’ufficio (art. 323 c.p.);
Rifiuto di atti d’ufficio. Omissione (art. 328 c.p.);
Traffico di influenze illecite (art. 346-bis c.p.);

Le condotte illecite segnalate, comunque, devono riguardare situazioni di cui il dipendente sia venuto direttamente a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro e, quindi, ricomprendono certamente quanto si è appreso in virtù della funzione rivestita, ma anche quelle notizie che siano state acquisite in occasione e/o a causa dello svolgimento delle mansioni lavorative, seppure in modo casuale.
Non sono invece meritevoli di tutela le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.
Fermo quanto sopra, non è necessario che il dipendente sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, essendo invece sufficiente che questi, in base alle proprie conoscenze, ritenga altamente probabile che si sia verificato un fatto illecito nel senso sopra indicato.
In questa prospettiva è opportuno che le segnalazioni siano circostanziate e offrano il maggior numero di elementi al fine di consentire alla BIC di effettuare le dovute verifiche.

2. Contenuto delle segnalazioni

Come chiarito sopra, le segnalazioni devono essere dettagliate in modo da consentire alla BIC di effettuare le dovute verifiche in ordine alla fondatezza delle stesse.
A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

a) generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della mansione e/o funzione svolta nell’ambito della BIC;
b) una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
c) le circostanze di tempo e di luogo in cui i fatti sono stati commessi;
d) le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
e) l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
f) l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
g) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Le segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore, anche se recapitate secondo le modalità previste dal presente documento, non verranno prese in
considerazione nell’ambito delle procedure volte a tutelare il dipendente che segnala illeciti e verranno valutate per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

3. Modalità di trasmissione e destinatari delle segnalazioni

Il segnalante, dopo aver compilato l’apposito modulo (“Modulo per la segnalazione di illeciti”) disponibile sul sito della BIC nella sezione “Amministrazione trasparente”, sotto-sezione “Altri contenuti – corruzione” ed allegato al presente documento (allegato A), procede ad inviare la segnalazione al Responsabile per la prevenzione della corruzione, così come individuato dal PTPC.
La segnalazione può essere presentata con le seguenti modalità:

a) per il tramite dell’indirizzo di posta elettronica: segnalazioni@bibciechi.it a tal fine appositamente attivato;
b) a mezzo del servizio postale;
c) mediante deposito nella cassetta postale collocata presso la BIC.

Nei casi b) e c) per poter usufruire della garanzia della riservatezza è necessario che la segnalazione venga inserita in una busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata/personale”.
L’identità del segnalante sarà conosciuta solo dal Responsabile della prevenzione della corruzione che ne garantirà la riservatezza, fatti salvi i casi in cui non è opponibile per legge (a titolo esemplificativo e non esaustivo, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo e dell’Organo di Vigilanza).

4. Gestione delle segnalazioni

Le attività di gestione e di verifica circa la fondatezza di quanto rappresentato nella segnalazione sono affidate al Responsabile per la prevenzione della corruzione che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.
Qualora, all’esito della verifica, la segnalazione risulti non manifestamente infondata, il Responsabile per la prevenzione della corruzione, in relazione alla natura della violazione, provvederà a:

presentare denuncia all’autorità giudiziaria competente;
comunicare l’esito dell’accertamento al Consiglio di Amministrazione della BIC, affinché adotti provvedimenti adeguati, inclusi, eventualmente, provvedimenti disciplinari nei confronti del segnalato.

Le segnalazioni saranno conservate dal Responsabile per la prevenzione della corruzione nel rispetto della tutela della riservatezza del segnalante per il tempo necessario alla verifica della fondatezza delle stesse e, nel caso, per il tempo che si rivelerà necessario per adottare i provvedimenti adeguati.
Qualora le segnalazioni riguardino il Responsabile della prevenzione della corruzione gli interessati possono inviare le stesse direttamente all’A.N.AC. (Autorità Nazionale Anticorruzione), secondo la procedura da questa prevista, compilando il modulo che può essere trovato al seguente link: http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/Servizi/Modulistica/SegnalazioneWhistleblower.

5. Tutele per il segnalante

A. Obblighi di riservatezza sull’identità del segnalante e sottrazione al diritto di accesso della segnalazione
Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e salvo le ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (a titolo esemplificativo e non esaustivo, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione.
Pertanto, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso ed il Responsabile per la prevenzione della corruzione è tenuto a tutelare la riservatezza di tale informazione.
La violazione dell’obbligo di riservatezza da parte del Responsabile per la prevenzione della corruzione è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.
Il Responsabile per la prevenzione della corruzione deve garantire la riservatezza dell’identità del segnalante anche nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare avviato nei confronti del segnalato.
Si noti però che nel caso in cui il procedimento disciplinare nei confronti del segnalato si basi unicamente sulla segnalazione, l’incolpato può chiedere di conoscere il nominativo del segnalante,
anche in assenza del consenso di quest’ultimo, solo se ciò sia assolutamente indispensabile per la propria difesa, sempre che tale circostanza venga debitamente provata.
La segnalazione è inoltre sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della legge n. 241 del 1990. La segnalazione non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte dei richiedenti, ricadendo nell’ambito delle ipotesi di esclusione di cui all’art. 24, comma 1, lett. a), della legge n. 241/1990.
B. Divieto di discriminazione e di ritorsione nei confronti del segnalante
Nei confronti del dipendente che effettua una segnalazione ai sensi della presente procedura non è consentita né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione.
Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili.
Il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione in seguito alla segnalazione di un illecito deve darne notizia circostanziata al Responsabile della prevenzione della corruzione.

6. Responsabilità del segnalante

La presente procedura lascia impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 c.c.
Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre sedi competenti, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio dell’istituto oggetto del presente documento.