CAPO I – Costi di acquisto.

Articolo 13

Fasi della spesa.
La gestione della spesa segue le fasi amministrative di:

• ¨ autorizzazione,
• ordine
• bolla
• fattura
• liquidazione
• pagamento

2 – Il controllo e la conciliazione tra l’autorizzazione, ordine, bolla, fattura è a carico del Servizio Amministrativo. La liquidazione della spesa, è autorizzata dal Direttore o da un suo delegato o da un funzionario delegato dal Consiglio di Amministrazione che ne accerta l’esatto importo, il soggetto creditore, la regolarità della fornitura di beni, opere e servizi e sulla base dei titoli e dei documenti giustificativi comprovanti il diritto dei creditori.

Articolo 14

Ordinazione della spesa
1 – Il pagamento delle spese è ordinato dal Presidente o da un suo delegato, mediante l’emissione di mandati di pagamento.
2 – I mandati devono contenere:

• la somma da pagare e le modalità,
• la data di emissione,
• il nome del beneficiario,
• la causa e l’oggetto del pagamento,
• l’annotazione dei documenti in base ai quali le disposizioni sono state emesse,
• la data di pagamento,
• le firme autorizzative.<7li>

3 – I mandati di pagamento devono contenere l’indicazione del Funzionario che ne ha accertato la regolarità ai sensi del comma 2 del precedente articolo 13 e da chi ne cura materialmente l’emissione.
4 – I mandati di pagamento sono firmati ai fini autorizzativi della spesa dal Responsabile del Servizio Amministrativo o da un suo delegato, dal Presidente o dal Vice Presidente predisposti e conservati ai soli fini interni e di verifica degli Organi Vigilanti.
5 – Una volta predisposti e sottoscritti i mandati di pagamento il Responsabile del Servizio Amministrazione – o altro funzionario dell’Ente incaricato dal Presidente – provvede a richiedere all’istituto di credito incaricato del servizio di cassa l’esecuzione della relativa disposizione di pagamento secondo le modalità concordate con lo stesso che possono essere cartacee o in remote banking.
A) Di confermare al Dr. Sergio Di Donato (Capo Servizio Amministrazione) la delega ad operare con firma esclusiva per tutte le disposizioni di addebito e di accredito sia cartacee che telematiche in nome e per conto della Biblioteca Italiana per i Ciechi “Regina Margherita” ONLUS nel rapporto con l’Istituto Cassiere BancoBPM Filiale di via Zucchi in Monza sul conto corrente n. 9200.

Articolo 15

Documentazione delle disposizioni di pagamento.
1 – Ogni disposizione di pagamento è corredata da apposita documentazione giustificativa.
2 – La documentazione della spesa è allegata alla disposizione ed è conservata agli atti, salvo diversa disposizione di legge, per non meno di 10 anni.

Articolo 16

Modalità particolari di estinzione delle disposizioni
di pagamento.
1 – Le disposizioni di pagamento avvengono tramite bonifico bancario. Eccezionalmente il Responsabile del Servizio Amministrativo può disporre, su richiesta scritta del creditore e con espressa annotazione, che le disposizioni di pagamento siano estinte mediante:

• a) accreditamento in conto corrente postale a favore del creditore;
• b) emissione di assegni circolari non trasferibili.

2 – Le dichiarazioni di accreditamento che sostituiscono la quietanza del creditore, devono risultare sulla disposizione di pagamento da annotazione recante gli estremi relativi alle operazioni e il timbro dell’Istituto cassiere o altro soggetto abilitato.

Articolo 17

Utilizzo di carte di credito, carte di debito, bancomat o documenti similari
1 – Possono essere utilizzate, in situazioni di effettiva necessità o di evidente utilità carte di credito carte di debito, bancomat o documenti similari intestate all’Ente, a disposizione dei componenti il Consiglio di Amministrazione, del Direttore o di Funzionari indicati dal Presidente.

• b) spese di trasporto, vitto e alloggio sostenute, in Italia o all’estero, dal Presidente, dai singoli Consiglieri, dal Direttore o da quanti appositamente autorizzati dal Presidente;
• c) spese ricorrenti per le quali è più utile l’uso della carta di credito, di debito, del Bancomat o di documenti similari, anche ai soli fini della semplificazione delle scritture contabili.

2 – Il Consiglio prende nota all’inizio del suo mandato e con cadenza annuale:

• a) i soggetti abilitati all’utilizzo della carta di credito, con obbligo di rendicontazione analitica e documentata da produrre per ogni singola spesa,
• b) il limite di disponibilità di ciascuna carta di credito.

CAPO II
PROCEDURE SEMPLIFICATE PER GLI

ACQUISTI.

Articolo 18

Oggetto e limiti.
Il Direttore o un suo delegato, o un Funzionario delegato dal Consiglio di Amministrazione, con l’osservanza delle disposizioni contenute nel presente capo e con la sola autorizzazione sottoscritta dal Presidente o dal vice Presidente, può provvedere all’impegno di spesa ed ai pagamenti nei limiti stabiliti dal Consiglio di Amministrazione. Il Direttore o un suo delegato, o un Funzionario delegato dal Consiglio di Amministrazione, con l’osservanza delle disposizioni contenute nel presente capo e con la sola autorizzazione sottoscritta dal Presidente o dal vice Presidente, può provvedere all’impegno di spesa ed ai pagamenti nei limiti stabiliti dal Consiglio di Amministrazione in sede di approvazione del bilancio di previsione. La procedura di cui al comma precedente si applica a tutte le spese di ordinaria amministrazione ivi comprese quelle direttamente connesse al raggiungimento dei fini istituzionali.

Articolo 19

Individuazione fornitori.
1. – I lavori, le forniture ed i servizi devono essere affidati a soggetti o imprese di notoria capacità ed idoneità che non versino nella condizione di incapacità giuridica o economica.
2. – I soggetti e le imprese devono essere iscritti nel Registro delle imprese presso le Camere di Commercio, salvo i professionisti e i collaboratori.
3. Per interventi sugli immobili d’importo superiore a € 150.000,00 è richiesta l’iscrizione alla Camera di Commercio, l’esecutore dovrà presentare regolare certificato SOA.
4 – Per la migliore gestione dei contratti di manutenzione il Consiglio di Amministrazione può autorizzare l’individuazione di Fornitori specifici cui affidare, con procedure semplificate, lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria di impianti, attrezzature e macchinari. ‘
Per l’affidamento dei servizi di trascrizione che presuppongono l’utilizzazione di professionalità elevate e specifiche, il Consiglio di Amministrazione può sottoscrivere apposite convenzioni di fornitura dalle quali risultino chiaramente le specifiche ed i costi del servizio affidato.
Il Consiglio di Amministrazione disciplinerà la materia con proprio atto.

Articolo 20

Gare di appalto
Una volta determinati la fornitura da acquistare o il lavoro da eseguire, fatto salvo quanto definito dal paragrafo 4 del precedente articolo 19, il Consiglio di Amministrazione procede al tipo di gara per la scelta del contraente con le seguenti procedure:

• – Trattativa privata: in tutti i casi che il Consiglio di Amministrazione delibera in tal senso, esclusi a priori i casi previsti per l’appalto concorso e con un limite massimo di € 300.000,00, oltre tale cifra si provvederà tramite
• – Pubblico incanto o licitazione privata con pubblicazione del bando su almeno due quotidiani di cui uno a diffusione nazionale.

Articolo 21

Acquisizione dei preventivi.
Nel caso di trattativa privata:
1. – Le offerte devono essere richieste almeno a tre soggetti o imprese, eccetto nei casi in cui la specialità o l’urgenza della prestazione renda necessario il ricorso ad uno specifico soggetto od impresa come disciplinato dal paragrafo 4 del l’articolo 19, si potrà ricorrere alla trattativa privata anche nel caso in cui andasse deserta la gara di pubblico incanto o di licitazione privata.
2. – Qualora non sia possibile predeterminare con sufficiente approssimazione la quantità delle forniture da ordinare nel corso di un determinato periodo di tempo, non superiore comunque all’anno finanziario, possono richiedersi a non meno di tre soggetti o imprese, preventivi di spesa ed offerte di prezzi validi per il periodo di tempo previsto e può procedersi a singole ordinazioni, man mano che il fabbisogno si verifichi, al soggetto o all’impresa che ha presentato il preventivo più conveniente in rapporto alla qualità, nel rispetto dei limiti di spesa.
3. – Il Responsabile dell’Ufficio proponente l’acquisto, formula, previa autorizzazione del Responsabile del proprio Servizio, motivata richiesta di acquisto al Servizio Amministrativo indicando la tipologia, le caratteristiche e le quantità necessarie. Prima di procedere all’elaborazione della richiesta di preventivo il Servizio Amministrativo accerta la disponibilità di bilancio.

Articolo 22

Forma degli inviti e della presentazione dei preventivi.
1. – Gli inviti alla presentazione dei preventivi devono essere diramati in forma scritta e possono essere recapitati a mezzo lettera, consegnato a mano, per fax o e-mail;
2. – Le offerte devono essere presentate, nel rispetto comunque delle condizioni e modalità previste dall’invito, in busta chiusa da consegnare a mano o a mezzo corriere o del servizio postale entro i termini stabiliti nell’invito.
3 – L’apertura delle offerte richieste è effettuata da una “Commissione acquisti” composta dal Presidente o da un componente del Consiglio di Amministrazione designato dal Presidente, dal Responsabile del Servizio Amministrativo e dal Responsabile dell’Ufficio proponente l’acquisto.
4 – Le decisioni della Commissione sono formalizzate a cura di chi la presiede e immediatamente esecutive e sottoposte all’Organo deliberante per la ratifica. Nel caso in cui il Presidente lo ritenga opportuno le decisioni della Commissione acquisti sono trasmesse al C.d.A. per le decisioni di competenza. Nel caso di integrazioni di forniture oggetto di trattativa privata che intervengano nei 12 mesi successivi all’espletamento della gara, il Presidente può disporre l’aggiudicazione della ulteriore fornitura allo stesso fornitore qualora siano conservate le medesime condizioni.
5. L’aggiudicazione con il sistema del prezzo più basso non è vincolante per l’Ente che può decidere di seguire il metodo dell’offerta complessivamente più vantaggiosa.
6. Per i lavori o forniture di importo superiore a € 300.000,00, il fornitore dovrà rilasciare fideiussione a garanzia del 10% del buon esito della fornitura o del lavoro.

Articolo 23

Inadempienza del fornitore.
In caso di inadempienza per i fatti imputabili al soggetto o all’impresa cui è stata affidata l’esecuzione dei lavori, delle forniture e dei servizi, il Presidente, sentito il Consiglio di Amministrazione, – dopo formale ingiunzione a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento rimasta senza esito – può disporre la risoluzione del contratto e l’avvio dell’azione per il risarcimento del danno. Per la conclusione dei lavori o delle forniture, il Consiglio di Amministrazione ha facoltà di rivolgersi al secondo in graduatoria in caso di non accettazione ai concorrenti successivi.

Articolo 24

Requisiti per il pagamento.
1. Le fatture e le note dei lavori e relative provviste, delle forniture e dei servizi non possono essere ammesse al pagamento se non dopo l’apposizione del visto di regolare esecuzione o forniture apposto dal Responsabile dell’Ufficio ricevente e corredate dall’autorizzazione sottoscritta dal Presidente o dal Vice Presidente.
2. I documenti di cui al comma 1, devono essere allegati al titolo di spesa e, qualora trattasi di forniture di beni inventariabili, devono essere corredati dalla dichiarazione di presa in carico o degli estremi dell’annotazione negli appositi registri.

TITOLO IV
SERVIZIO DI CASSA